Tietojenkäsittelysopimus

1. Osapuolet ja sopimuksen tekeminen

Henkilötietojen käsittelijä on RessursAgent AS, norjalainen organisaationumero 935 854 067, Gydas vei 22, 0363 Oslo, Norja. Tietosuojayhteyshenkilö: privacy@ressursagent.no. Rekisterinpitäjä on palvelusopimuksessa mainittu asiakas. Liitteessä D voidaan tunnistaa asiakas ja sovittu palvelu viittaamalla kyseiseen tilaukseen; se ei vaadi toista kopiota jo selvästi siellä tallennetusta tiedosta.

Tämä sopimus ja sen liitteet tehdään kirjallisesti, mukaan lukien sähköisesti, ennen asiakkaan puolesta tapahtuvan käsittelyn aloittamista. Osapuolet voivat liittää tämän tunnistetun version hyväksyttyyn palvelutilaukseen ilman erillistä käsin allekirjoitettua allekirjoitusta. Pelkkä tämän sivun vierailu ei tarkoita hyväksyntää. Erillisesti tehty asiakastietojen käsittelysopimus pysyy voimassa, elleivät osapuolet sovi sen korvaamisesta. Jos palvelusopimuksen ja tämän tietojenkäsittelysopimuksen välillä on ristiriita, tämä tietojenkäsittelysopimus menee etusijalle henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tämä tietojenkäsittelysopimus (DPA), mukaan lukien sen liitteet ja kaikki sovitut asiakaskohtaiset ohjeet, muodostaa osan RessursAgent-palvelusopimusta, joka on tunnistettu liitteessä D. Sovittu tilaus/palvelupyyntö ja sovellettavat RessursAgent-ehdot ohjaavat kaupallisia asioita. Hyväksytty versio on säilytettävä asiakassopimuksen yhteydessä.

2. Soveltamisala, tarkoitus ja kesto

Tämä sopimus säätelee käsittelyä RessursAgentin tarjoamiseksi ja tukemiseksi: Oma suunnitelma, projektisuunnittelu, resurssisuunnittelu, strateginen suunnittelu sekä sovitut tekoäly-, viestintä- ja yhteysominaisuudet. Liite A määrittelee asian, luonteen, tarkoitukset, keston, henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen kategorioiden luokituksen. Sopimusta sovelletaan niin kauan kuin RessursAgent tai alikäsittelijä käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta, mukaan lukien palautus- ja poistomääräaika.

Asiakas määrittelee tarkoitukset ja olennaiset keinot. RessursAgent määrittelee käytännön tekniset järjestelyt näiden ohjeiden puitteissa. Käyttäjätilit, käyttöoikeudet ja toimintalokit kuuluvat käsittelyn piiriin, kun niitä käsitellään palvelun tarjoamiseksi asiakkaan puolesta. RessursAgentin omaan erilliseen tarkoitukseen, kuten laskutukseen ja asiakassuhteiden yhteydenottoihin, käsittelemät tiedot on kuvattava erikseen tietosuojailmoituksessa. Tiedot eivät poistu tämän sopimuksen soveltamisalasta pelkästään siksi, että ne ovat operatiivisia tietoja.

3. Määritelmät ja sovellettava tietosuojalainsäädäntö

Sovellettava tietosuojalaki tarkoittaa asetusta (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR), kuten se on voimassa ETA-alueella ja osaksi Norjan lakiin otettuna Norjan henkilötietolain (Norwegian Personal Data Act) 15. kesäkuuta 2018 nro 38, yhdessä sovellettavan lisätietosuojalainsäädännön kanssa. Sopimuksen tarkoituksena on täsmentää GDPR:n 28 artiklassa vaadittuja käsittelyjärjestelyjä. Pakolliset suojatoimet sovellettavan lain mukaan pysyvät ennallaan.

Henkilötiedoilla, käsittelyllä, rekisterinpitäjällä, henkilötietojen käsittelijällä, henkilötietojen tietoturvaloukkauksella ja valvontaviranomaisella tarkoitetaan GDPR:ssä määriteltyjä käsitteitä. Käyttäjä on henkilö, jonka asiakas on valtuuttanut käyttämään palvelua. Alikäsittelijä on toinen henkilötietojen käsittelijä, jonka RessursAgent on ottanut käsittelemään henkilötietoja asiakkaan puolesta.

Asiakastiedot tarkoittavat palveluun toimitettuja tai palvelussa asiakkaan ohjeiden mukaisesti syntyviä tietoja. Tämä sopimus koskee niihin sisältyviä henkilötietoja, kuten suunnittelutietoja, viestintää, asiakirjoja ja analyysituloksia. Se, toimiiko RessursAgent tietyssä toiminnassa henkilötietojen käsittelijänä vai rekisterinpitäjänä, määräytyy toiminnan tosiasiallisen tarkoituksen ja vastuiden perusteella kohdassa 2 kuvatulla tavalla.

Palvelu tarkoittaa RessursAgent-ohjelmistopalvelusovellusta app.ressursagent.no:ssä ja asiakkaan kanssa sovittuja ominaisuuksia. Asiakastieto sisältää valtuutettujen käyttäjien syöttämät tai tuomat tiedot ja niistä syntyvät suunnittelutiedot. Asiakas säilyttää oikeutensa toimittamaansa sisältöön; tämä DPA sallii käsittelyn vain sovitun palvelun tarjoamiseksi ja laillisten ohjeiden noudattamiseksi. Tilauksen kesto, hinnoittelu, tukisitoumukset ja irtisanomisaika määritellään Palvelusopimuksessa, eikä niitä päätellä toisen palveluntarjoajan ehdoista.

4. Dokumnetoidut ohjeet

RessursAgent käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan kirjallisten ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien ohjeet tietojen luovuttamisesta ja siirroista ETA:n ulkopuolelle. Ohjeisiin kuuluvat tämä sopimus, sen täytetyt liitteet ja valtuutettujen käyttäjien pyynnöt sovittujen palvelutoimintojen puitteissa, mukaan lukien API ja MCP. Osapuolet dokumentoivat myöhemmät ohjeet ja käsittelyn laajuuden muutokset kirjallisesti.

RessursAgent ei käytä tämän sopimuksen mukaisesti käsiteltäviä henkilötietoja omiin ei-liittyviin tarkoituksiinsa, mainontaan, tietojen myyntiin tai asiakkaiden väliseen profilointiin. Jos RessursAgent määrittää erillisen tarkoituksen ja olennaiset käsittelykeinot, sen oikeudelliset velvollisuudet määräytyvät sen todellisen roolin mukaisesti sovellettavan lain mukaan; tämä sopimus ei valtuuta tällaista tarkoituksen muutosta.

Kun EU:n/ETA:n tai Norjan lainsäädäntö, joka sitoo RessursAgent:ää, edellyttää käsittelyä asiakkaan ohjeiden ulkopuolella, RessursAgent ilmoittaa asiakkaalle kyseisestä lainsäädännöllisestä vaatimuksesta ennen käsittelyä, ellei laki kiellä tätä tärkeiden yleisen edun syiden perusteella. RessursAgent ilmoittaa välittömästi asiakkaalle, jos ohje vaikuttaa loukkaavan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, ja keskeyttää kyseisen ohjeen, kunnes laillinen lähestymistapa on määritelty.

5. Asiakkaan vastuut ja tietojen minimointi

Asiakkaan on määriteltävä ja dokumentoitava laillinen peruste GDPR:n 6 artiklan mukaisesti, annettava 13 ja 14 artiklassa vaaditut tiedot ja noudatettava 5 artiklan periaatteita. Asiakkaan on varmistettava, että henkilötiedot ovat riittäviä, olennaisia, vain tarvittaviin tarkoituksiin rajoittuvia, tarkkoja ja säilytetään enintään siihen tarkoitukseen tarvittavan ajan. Käyttäjäoikeudet, säilytysohjeet ja integraatioiden kautta luovutetut tiedot tulee vastata näitä tarkoituksia.

Asiakkaan on arvioitava tietosuoja-riskit ja, mikäli 35 artikla sitä vaatii, suoritettava tietosuojaan liittyvä vaikutusten arviointi ennen asianomaisen käsittelyn aloittamista. Kaikki 36 artiklassa edellytetyt ennakkoneuvottelut on suoritettava ennen käsittelyä. RessursAgent avustaa 11 kohdan mukaisesti. Asiakkaan on myös otettava huomioon sovellettavat työsuhteen ja työpaikan valvontaa koskevat säännöt.

Palvelu tukee poissaololuokkia ja -päiviä resurssien suunnittelua varten, kuten lomaa tai sairauspoissaoloa. Asiakkaan tulee määritellä, mitkä luokat kunkin valtuutetun yleisön tulee nähdä, sekä dokumentoida tarkoitus ja oikeudellinen peruste. Tarkat lääketieteelliset syyt ja diagnoosit eivät kuulu vakioplanauksen piiriin. Kaikki pelkät luokkarajoitukset on varmistettava ennen kuin niihin luotetaan. Henkilökuntaa koskevat ilmoitukset voidaan antaa työsopimusten ja niihin liittyvien tietojen kautta, mutta kyseiset asiakirjat eivät korvaa asiakkaan oikeudellisten perusteiden ja tarpeellisuuden arviointeja.

Lomakategoria ei sinänsä ilmaise terveydentilaa, mutta henkilöön liitetty sairauskategoria paljastaa terveystietoja jopa ilman diagnoosia tai tarkkaa selitystä. Tämän käsittelyn osalta asiakkaan on tunnistettava sovellettava 9 artiklan 2 momentin edellytys sekä 6 artiklan peruste. Työsopimuksen hyväksyminen ei sinänsä muodosta voimassa olevaa suostumusta eikä tee jokaisesta tietojenantotilanteesta tarpeellista. Kun luotetaan suostumukseen, sen pätevyys on arvioitava erikseen, mukaan lukien valinnanvapaus työsuhteessa, tarkkuus, tiedonsaanti ja peruuttamisoikeus ilman haittaa; 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaan vaaditaan nimenomainen suostumus. Jos kategoriaa ei laillisesti voida jakaa tietylle yleisölle, näytetään sen sijaan yleinen ei saatavilla -tila. Asiakkaan on dokumentoitava sovellettava peruste, tarpeellisuus, pääsy ja säilytyksen turvatoimet.

Diagnoosit, lääkäriraportit, tarpeettomat yksityiskohtaiset kertomukset, rikostiedot ja kansalliset henkilötunnukset eivät kuulu tavanomaiseen suunnittelun piiriin, ellei niiden käsittelystä erikseen sovita voimassa olevien lakien ja suojatoimien mukaisesti. HMS-korttien numerot ovat ammatillisia tunnisteita, eivät lupa kansallisten henkilötunnusten keräämiseen. RessursAgent noudattaa lainmukaisia ohjeita rajoittaen, palauttaen tai poistaen sovitun piirin ulkopuolisia tietoja; sen velvollisuudet jatkuvat vastaanotettujen tietojen osalta.

6. Luottamuksellisuus

RessursAgent varmistaa, että pääsyä omaavat henkilöt ovat sopimus- tai lakisääteisten salassapitovelvollisuuksien alaisia. Pääsy rajoitetaan tehtävän kannalta tarpeelliseen ja poistetaan, kun sitä ei enää tarvita. Salassapitovelvollisuus jatkuu työsuhteen ja sopimuksen päättymisen jälkeen. Asiakastietoja ei saa luovuttaa muille asiakkaille eikä käyttää muuhun kolmannen osapuolen toimintaan.

Molempien osapuolien tulee suojata luottamuksellisia tietoja, joita vaihdetaan tämän sopimuksen hallinnoimiseksi, mukaan lukien turvallisuusasiakirjat ja ei-julkiset asiakastiedot. Paljastaminen, joka on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, yksilöiden auttamiseksi, ammatillisen neuvonnan saamiseksi luottamuksellisuuden alaisena tai yhteistyössä valvontaviranomaisen kanssa, on sallittua.

7. Tietoturva

RessursAgentin tulee toteuttaa, ylläpitää ja dokumentoida tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka ovat GDPR:n 32 artiklan mukaisesti riskiin sopivia, ottaen huomioon tekniikan taso, toteutuskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, konteksti ja tarkoitukset sekä yksilöihin kohdistuvat riskit. Toimenpiteiden tulee kattaa käsittelyn jatkuva luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja resilienssi, pääsyn ajantasainen palauttaminen tietoihin incidentin jälkeen sekä niiden tehokkuuden säännöllinen testaus ja arviointi.

Liitteessä B on kirjattava yksityiskohtaiset toimenpiteet, mukaan lukien pääsynhallinta, asiakaskohtainen erottelu, tiedon suojaaminen siirron aikana ja levossa, varmuuskopiointi ja palautus, turvallinen kehitys ja häiriötilanteiden käsittely. Salaus ja pseudonymisointi on arvioitava ja sovellettava asianmukaisesti riskeihin. Henkilöstön tulee käsitellä tietoja vain valtuutuksensa ja asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Toimenpiteiden on oltava käytössä ennen siihen liittyvän käsittelyn aloittamista.

RessursAgent avustaa asiakasta tietosuoja-asioissa suunnittelussa ja oletuksena tarjoamissaan palveluissa. Turvatoimia voidaan kehittää ilman, että sovittu suojaustaso tai sovellettavan lain noudattaminen heikkenee. Merkittävät muutokset on dokumentoitava ja viestittävä asiakkaalle.

Kumpikin osapuoli ylläpitää tietojen käsittelyyn liittyvät rekisterit, joita vaaditaan GDPR:n 30 artiklan mukaan, nimittää tietosuojavastaavan, jos 37 artikla sitä edellyttää, ja tekee yhteistyötä toimivaltaisten valvontaviranomaisten kanssa. RessursAgent säilyttää tukevat turvallisuusasiakirjat, arvioi säännöllisesti toimenpiteidensä tehokkuutta ja korjaa havaitut puutteet. Tämän sopimuksen julkaisu ei ole sertifiointi tai riippumaton turvallisuusauditointi.

8. Alikäsittelijät

RessursAgent ei saa käyttää alikäsittelijää ilman asiakkaan ennakkoon antamaa erityistä tai yleistä kirjallista lupaa. Tämän sopimuksen tekemisellä asiakas antaa luvan liitteessä C mainituille alikäsittelijöille sopimukseen sisältyvien palvelujen osalta ja antaa yleisen kirjallisen luvan myöhempiin lisäyksiin tai korvauksiin tämän kohdan alaisuudessa. Valinnaisen palvelun listaaminen ei tee siitä käyttöön kelpaavaa eikä anna lupaa ei-liittyvään käsittelyyn.

RessursAgent ilmoittaa asiakkaalle suoraan kirjallisesti suunnitelluista alikäsittelijöiden lisäyksistä tai korvaamisista riittävän hyvissä ajoin, jotta asiakkaalla on mahdollisuus esittää merkityksellinen vastalause ennen kyseisen käsittelyn aloittamista. Ilmoituksessa tulee mainita yksikkö, toiminta, asiaankuuluvat tiedot, käsittelypaikat ja siirron turvatoimet. Mahdollinen lisätty vähimmäisilmoitusaika, josta on sovittu, tulee kirjata liitteeseen D. Osapuolet pyrkivät lailliseen ratkaisuun perusteltuihin tietosuojavastaloihin. Kiistanalainen käsittely ei saa alkaa kyseiselle asiakkaalle, kunnes vastalause on ratkaistu; jos laillista ratkaisua ei ole mahdollista saada, asianomainen palvelu keskeytetään tai lopetetaan palautuksen ja poistamisen mukaisesti kohdan 14 mukaisesti.

Ennen kuin alikäsittelijä vastaanottaa henkilötietoja, RessursAgentin on arvioitava sen riittävät takeet ja tehtävä sitova sopimus, joka velvoittaa olennaisesti samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tämä sopimus valtuutetussa käsittelyssä, mukaan lukien asianmukainen turvallisuus ja avustaminen. RessursAgent pysyy täysin vastuussa asiakkaalle alikäsittelijän näiden velvoitteiden noudattamisesta 28 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

RessursAgent ylläpitää hyväksyttyä rekisteriä ajantasaisena ja antaa tietoja, jotka ovat kohtuudella tarpeen alikäsittelijäjärjestelyjen varmentamiseksi. Asianmukaiset sopimukset voidaan sensuroida vain niin paljon kuin on tarpeen luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi ilman, että se estää asiakasta arvioimasta noudattamista. RessursAgent ilmoittaa asiakkaalle alikäsittelijän noudattamatta jättämisestä, mikä vaikuttaa käsittelyyn, ja ryhtyy asianmukaisiin korjaaviin toimiin.

9. Käsittelypaikat ja siirrot EEA:n ulkopuolella

Sovelluksen toiminnon suorittaminen, ensisijainen sovellusdatapankki sekä hallittu tietokannan varmuuskopiointi ja palautus on määritetty Frankfurtissa, Saksassa. RessursAgent ylläpitää tätä alueellista rajoitusta kyseiselle infrastruktuurille. Sisällön toimituksella, operatiivisilla lokeilla, tukikäytöllä sekä erikseen käytetyillä tekoäly-, sähköposti-, SMS- ja muilla palveluilla on omat käsittelypaikkansa. Liitteessä C on tunnistettu nämä palvelut; kohdat 8 ja 9 säätelevät niiden käyttöä ja mahdollisia kansainvälisiä siirtoja.

Liitteessä C on tunnistettava sovitut käsittely- ja säilytyspaikat, tuettava pääsyä muista maista ja asiaankuuluvaa jatkokäsittelyä. Tietokannan sijoittaminen ETA-alueelle ei itsessään osoita, että kaikki käsittely tapahtuu siellä. Paikan muutokset tulee arvioida ennen käyttöönottoa, ja ne ovat asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja kohdan 8 mukaisia, kun alikäsittelijä muuttuu.

Paitsi jos kohdassa 4 kuvatun lakiin perustuvan vaatimuksen soveltaminen on tarpeen, siirrot ETA:n ulkopuolelle tapahtuvat vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Jokaisen tällaisen siirron, mukaan lukien asiaankuuluva etäyhteys ja jatkosiirrot, on täytettävä GDPR:n V luvun vaatimukset. Ennen tietojen siirtämistä RessursAgent dokumentoi vastaanottajan, maan ja sovellettavan mekanismin, kuten asianmukaisen tasovaatimuspäätöksen sen soveltamisalassa tai asianmukaiset suojatoimet artiklan 46 mukaan.

Kun käytetään vakiosopimuslausekkeita, RessursAgent arvioi niiden tehokkaan suojan siirron olosuhteissa, dokumentoi asiaankuuluvan vastaanottajamaan lainsäädännön ja käytännöt sekä toteuttaa tarvittaessa täydentäviä toimenpiteitä. Siirtoja ei saa aloittaa, tai ne on keskeytettävä, jos vaadittua suojaa ei voida varmistaa. Tämä sopimus ei itsessään ole V luvun siirtomekanismi.

10. Tekoäly, viestintä ja yhteydet

Kun se on otettu käyttöön ja määritetty, avustaja käyttää Anthropic:n kaupallista Claude API:a tulkitsemaan pyyntöjä, valmistelemaan ehdotettuja toimia, laatimaan vastauksia ja tarjoamaan kielitukea. Tehtäväkonteksti voi sisältää valittuja henkilöitä, laitteita, projekteja, päivämääriä, tehtäviä ja saatavilla olevaa suunnittelutietoa; myös käyttäjäprofiilitiedot, tallennetut mieltymykset tai muistot, viimeaikaiset kysymykset ja asiaankuuluva keskusteluhistoria voivat sisältyä. Liitteet käsitellään lähetyksen yhteydessä. Sallitun toimivallan laajuus on tarkistettava suhteessa todelliseen kehotteen rakentamiseen ja käyttäjäoikeuksiin, mukaan lukien valinnaiset kentät. RessursAgentin tulee paljastaa vain se, mikä on tarpeen valtuutettuun tehtävään.

RessursAgent käyttää Anthropic:n palvelua sen tavanomaisten kaupallisten ehtojen mukaisesti, jotka sisältävät tietojenkäsittelylisäyksen ja kieltävät asiakassisällön käytön koulutukseen. Tavalliset API-tulot ja -menot poistetaan yleensä 30 päivän kuluessa; tarjoajan hallinnoimat tiedostopalvelut, mallikohtaiset turvallisuusvaatimukset, käyttöpolitiikan tutkimukset ja lainmukaiset velvoitteet voivat noudattaa eri säilytysaikoja. Mukautettua nollatietosäilytysratkaisua ei sisällytetä. RessursAgent dokumentoi sovellettavan mallin, työkalun, säilytys- ja siirtäjärjestelyt ja rajoittaa tiedot, jotka paljastetaan valtuutetulle tehtävälle.

Tämän palvelun sopimuksellinen rajoitus on, että RessursAgent ei saa käyttää henkilötietoja, joita käsitellään tämän sopimuksen nojalla, eikä sallia alikäsittelijöidensä käyttää niitä yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen tai parantamiseen, asiakaskohtaisten profiilien luomiseen tai ei-liittyvien tuotteiden kehittämiseen. Palveluntarjoajasopimusten ja asetusten tulee tukea tätä rajoitusta ennen asianmukaisen käsittelyn aloittamista. Kaikki turvallisuus- tai väärinkäytösten valvontaa koskeva käsittely on dokumentoitava, rajoitettava lailliseen tarkoitukseen ja arvioitava koskien palveluntarjoajan todellista roolia.

Tekoälyn tuottama sisältö on päätöksenteon tukea ja saattaa sisältää virheitä. Asiakkaan tulee suorittaa merkityksellinen ihmisen tekemä tarkistus, jolla on valtuudet hylätä tai muuttaa ehdotusta, ennen kuin luotetaan sisältöön yksilöitä koskevissa päätöksissä. RessursAgent-avustajan ehdottamat suunnittelumuutokset vaativat käyttäjän hyväksynnän ja pysyvät palvelun luvan ja vahvistuksen valvonnan alaisina. Pelkkä vahvistusklikkaus ei muodosta merkityksellistä tarkistusta. Mikä tahansa kokonaan automatisoitu päätös, jolla on oikeudellisia tai vastaavan tason merkittäviä vaikutuksia, edellyttää erillistä arviointia artiklan 22, soveltuvan poikkeuksen ja tarvittavien turvatoimien osalta; sitä ei valtuuteta vakioprosessoinnin ohjeilla.

Liitteet ja keskusteluhistoria voidaan käsitellä valtuutetun pyynnön täyttämiseksi. Uutettu asiakirjan teksti tai ladatut tiedostot voidaan lähettää AI-toimittajalle tiedostotyypistä riippuen. Hakemushistorialla ja toimittajan hallussa olevilla tiedostoilla on erilliset säilytysjärjestelyt. Tilapäisten Files API-latausten osalta sovellus pyytää enintään tunnin vanhentumisaikaa, vahvistaa palautetun vanhentumisajan ennen käyttöä ja pyytää poistamista käsittelyn jälkeen. Nämä sovelluksen ohjaimet eivät lupaa jokaisen toimittajan kopion välitöntä fyysistä poistamista. RessursAgent seuraa epäonnistuneita vanhentumis-/poistopyyntöjä, soveltaa laillisia poistamisohjeita asiaankuuluviin kopioihin ja dokumentoi kaikki rajoitetut jäljellä olevat säilytykset kohdan 14 mukaisesti.

SMS käyttää Strex/Target365. Tuotteen sähköposti ja todennussähköposti, mukaan lukien kutsut ja salasanan palautus, käyttävät Resend. Nämä palvelut käsittelevät vastaanottajan tietoja, asiaankuuluvaa sisältöä, toimitustapahtumia ja linkkejä. Hyväksytty laajuus, sijainnit ja säilytysaika on kirjattava liitteeseen C. Herkkiä poissaolotietoja ja HMS-korttinumeroita ei saa sisällyttää viesteihin tai tekoälypohjaisiin kehotteisiin, elleivät ne ole erikseen arvioitu ja erityisesti valtuutettu sopivalla toimittajasuojauksella.

Asiakkaaseen liitetyt järjestelmät ja ulkoiset tekoälyasiakkaat, jotka käyttävät API:a tai MCP:tä, on arvioitava sen mukaan, kuka niitä käyttää, niiden todellinen rooli, pääsy tietoihin ja valtuutetut toimet. Ne eivät ole automaattisesti RessursAgent-aliprosessoreita. Asiakkaan tulee varmistaa tarvittavat ohjeet, lainmukainen tiedonluovutus ja sopimukset niistä palveluista, joita se käyttää; RessursAgent on edelleen vastuussa omiin palveluihinsa ja aliprosessoreihinsa liittyvistä velvoitteista.

Valinnainen karttanäkymä käyttää Google Mapsia. Osoitteiden geokoodaus käyttää Kartverketin Geonorge-palvelua, mukaan lukien projektien osoitteet ja resurssien työpaikkaosoitteet, joissa ne on määritetty. Asiakkaan ohjaamat linkit voivat paljastaa puhelinnumeron Gule Sider -palvelulle tai HMS-kortin numeron Jobbkortille käyttäjän klikkauksen jälkeen. Nämä ilmoitukset ja ulkoiset identiteetin tarjoajat kirjataan erikseen liitteessä C; niiden roolit ja laillinen käyttö on arvioitava, sen sijaan että jokaista ulkoista palvelua käsiteltäisiin alikäsittelijänä. Kukaan ei ole antanut tälle sopimukselle eikä yhteysluetteloille lupaa tarpeettomaan tietojen paljastamiseen.

11. Oikeudet ja apu

Asiakas on vastuussa vastaamisesta yksilöille, jotka käyttävät oikeuksiaan GDPR:n III luvun mukaisesti. RessursAgent välittää saamansa pyynnöt viipymättä eteenpäin, eikä vastaa asiakkaan puolesta ilman ohjeita, ellei laillisesti vaadita. privacy@ressursagent.no:lle osoitetuissa pyynnöissä tulee ilmoittaa tapaus, laajuus ja sovellettava määräaika ilman tarpeettomia henkilötietoja.

Ottaen huomioon käsittelyn luonne, RessursAgent avustaa asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin, mahdollisuuksiensa mukaan, jotta asiakas voi täyttää pääsyn, oikaisun, poistamisen, rajoittamisen, siirrettävyyden ja vastustamisen pyynnöt sekä muut sovellettavat III luvun oikeudet. Osapuolet järjestävät turvallisen vaihdon ja riittävän nopean avun lainsäädännöllisten määräaikojen täyttämiseksi; sisäiset menettelyt eivät saa pidentää näitä määräaikoja.

Ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja saatavilla olevat tiedot, RessursAgent avustaa asiakasta artiklojen 32–36 mukaisissa velvoitteissa, mukaan lukien tietoturva, tietoturvaloukkausten arviointi ja ilmoittaminen, vaikutustenarvioinnit ja ennakkoneuvottelut. Sovitut toimintakohtaiset tiedot kirjataan liitteisiin B ja D. Mahdolliset avustamispalkkiot on sovittava etukäteen, eikä tämä saa estää laissa vaadittavaa avustamista.

12. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

RessursAgent ilmoittaa asiakkaan nimeämälle häiriötilanteiden yhteyshenkilölle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun se on tullut tietoiseksi henkilötietojen tietomurrosta, joka vaikuttaa tämän sopimuksen mukaiseen käsittelyyn, kuten artiklan 33(2) vaatimukset edellyttävät. Sen ei tule odottaa täydellistä tutkimusta tai omaa arviotaan siitä, onko tietomurto ilmoitettava viranomaiselle. Jos tiedot ovat puutteellisia, alkuperäisen ilmoituksen tulee olla peräisin päivityksinä ilman aiheetonta viivytystä.

Saatavilla olevin osin ilmoituksessa tulee määritellä tietomurron luonne, asianomaiset kategoriat ja arvioitu henkilöiden ja tietueiden lukumäärä, todennäköiset seuraukset, rajoitus- ja korjaavat toimenpiteet sekä yhteyshenkilö lisätietoja varten. RessursAgent dokumentoi tosiasiat ja vastauksensa, säilyttää asiaankuuluvat todisteet, ryhtyy suhteellisiin rajoitus- ja lieventämistoimiin ja avustaa asiakasta.

Asiakkaan on arvioitava ja täytettävä velvoitteensa artiklojen 33 ja 34 mukaisesti. Mikäli viranomaistiedotus on vaadittu, artikla 33(1) edellyttää tiedottamista viipymättä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun asiakas sai tiedon; myöhästyneen tiedotuksen on selitettävä syyt. Tiedotusta ei vaadita, jos rikkomuksen ei todennäköisesti katsota aiheuttavan riskiä yksilöiden oikeuksille ja vapauksille. Yksilöille annettava viestintä on toteutettava artiklan 34 mukaisesti, mukaan lukien sen korkean riskin kynnys ja sovellettavat poikkeukset. Nämä säännöt eivät anna RessursAgentille 72 tunnin odotusaikaa ilmoittaakseen asiakkaalle.

Asiakkaan on viipymättä ilmoitettava RessursAgentille vaarantuneista tileistä tai muista palveluun vaikuttavista tapahtumista ja tehtävä yhteistyötä tilanteen rajoittamiseksi. Tapahtumakontaktit, eskalointikanavat ja mahdolliset tiukemmat sopimusperusteiset vasteaikataulut on täytettävä liitteessä D, eikä tämä lykkää lakisääteistä velvoitetta.

13. Dokumentointi ja tarkastus

RessursAgentin on tehtävä saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen näyttämään noudattamisen Artikla 28:n ja tämän sopimuksen mukaisuus, vastattava asianmukaisesti asiakkaan tiedusteluihin sekä sallittava ja osallistuttava tarkastuksiin, mukaan lukien asiakkaan tai tämän määräämän tarkastajan suorittamat tarkastukset. Asiaankuuluvat riippumattomat raportit voivat tukea tätä arviontia, mutta eivät automaattisesti korvaa tarvittavaa tarkastusta tai tarkistusta.

Rutiini-auditoinnit tulisi normaalisti järjestää neljän viikon varoitusajalla. Tätä aikatauluodotusta ei rajoita kiireellisesti tarvittavia auditointeja onnettomuuden, epäillyn sääntöjen noudattamatta jättämisen tai viranomaisvaatimuksen seurauksena. Osapuolten tulee sopia suhteellisista järjestelyistä, jotka suojaavat muiden asiakkaiden tietoja ja luottamuksellista tietoa estämättä tehokasta tarkastusta. Maksut tulee sopia etukäteen, eikä niiden tule tehdä auditointioikeutta tehottomaksi. Asianmukainen dokumentaatio ja havainnot ovat saatavilla valvontaviranomaiselle tarvittaessa.

14. Säilytys, palautus ja poisto

RessursAgent noudattaa GDPR:n 5 artiklan 1 kohtaa (e) koskevaa tietojen säilyttämisen rajoittamisen periaatetta sekä sovellettavaa Norjan tietosuojalainsäädäntöä. Asiakkaan puolesta käsiteltävät henkilötiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen sovittujen tarkoitusten ja laillisten, kirjallisesti dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti tai sovellettavan lain edellyttämällä tavalla. Asiakas määrittelee asiaankuuluvat säilytysajat tai objektiiviset kriteerit, ja RessursAgent toteuttaa sovitut tarkastus- ja poistomenettelyt. Palvelussa ei ole yhtä ainoaa lainsäädännöllistä säilytysaikaa, joka koskisi kaikkia tietoja.

Palvelun aikana RessursAgent toteuttaa lailliset säilytys- ja poistamismääräykset sovitussa laajuudessa. Kun asiaankuuluvat käsittelypalvelut päättyvät, asiakkaan tulee valita henkilötietojen palautus tai poisto. RessursAgent suorittaa tämän valinnan ja poistaa jäljellä olevat kopiot, ellei EU:n/ETA:n tai Norjan laki vaadi tietojen säilyttämisen jatkamista. Tietoja ei saa säilyttää tai käyttää muihin tarkoituksiin palvelun päättymisen jälkeen.

Palautus tai poisto on suoritettava viivytyksettä ja viimeistään 30 kalenteripäivän kuluessa asiakkaan ohjeiden ja tarvittavan laajuuden selkeytymisestä. RessursAgentin on haettava tarvittava selvennys viipymättä eikä sitä saa käyttää säilyttämisen tarpeettomaan pidentämiseen. Palautuksessa on käytettävä jäsenneltyä, yleisesti käytettyä formaattia ja todennettua tai salattua toimituskanavaa. Jäljelle jäävät aktiiviset kopiot on poistettava, kun palautus on suoritettu, ellei laillinen ohje tai säilytysvelvoite toisin edellytä. Menettely kattaa aktiiviset järjestelmät, liitteet, asiaankuuluvat lokitiedostot ja alikäsittelijöiden kopiot, ottaen huomioon alla mainitut dokumentoidut varmuuskopiot ja lailliset tarjoajarajoitukset. Tämä operatiivinen määräaika ei pidennä yksilöiden oikeuksia koskevia lakisääteisiä määräaikoja.

Varakopiot, jotka odottavat poistamista dokumentoidun säilytyssyklin mukaisesti, on suojattava eikä niitä saa käyttää tavalliseen käyttöön. RessursAgentin hallinnoidut tietokantavarakopiot kiertävät noin seitsemän päivän välein. Tiettyjen toimittajien jäännöskopiot noudattavat liitteessä C määriteltyjä sovellettavia rajoitettuja säilytysjärjestelyjä. Palautuksen tai poistamisen yhteydessä RessursAgentin on kirjattava ja ilmoitettava asiakkaalle lopullinen vanhentumispäivämäärä tai sovellettava lakisääteinen säilytyskriteeri kaikista jäljellä olevista kopioista. Palveluntarjoajan politiikka ei sinänsä salli säilytystä sovellettavan lain tai tämän sopimuksen vastaisesti. Määräämättömät poistopyynnöt on sovellettava uudelleen ennen kuin normaali käyttö voidaan palauttaa palautuksen jälkeen. RessursAgentin on hankittava asianmukainen todiste alikäsittelijän poistosta ja vahvistettava asiakkaalle kirjallisesti poiston suorittaminen sekä mahdollinen rajoitettu jäännössäilytys.

Kun laki edellyttää tietojen säilyttämistä, RessursAgent ilmoittaa asiakkaalle lain perusteet, siihen liittyvät tiedot ja vaaditun säilytysajan, ellei se ole kielletty. Pääsy ja käsittely rajoittuvat kyseiseen lakisääteiseen vaatimukseen, ja tiedot pysyvät suojattuna poistoon saakka.

15. Vastuu

Jokainen osapuoli on vastuussa omista velvoitteistaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja tämän sopimuksen mukaisesti. Osapuolten välinen vastuu noudattaa sovellettavaa lakia ja palvelusopimuksessa nimenomaisesti sovittuja voimassa olevia rajoituksia. Mikään rajoitus ei poista pakollisia velvoitteita eikä luo tätä sopimusta kautta lisärajoitusta.

Mikään tässä sopimuksessa ei rajoita rekisteröityjen oikeuksia saada korvausta GDPR:n 82 artiklan nojalla tai valvontaviranomaisten valtuuksia. Jos osapuoli on maksanut vahingonkorvausta, josta toinen osapuoli on vastuussa, osapuolten välinen takaisinperintä tapahtuu 82 artiklan 5 kohdan ja sovellettavan lain mukaisesti.

16. Muutokset ja noudattamatta jättäminen

Lain, palvelun kehittämisen tai käsittelyjärjestelyjen edellyttämät muutokset on dokumentoitava. Ehdotetuista olennaisista muutoksista on normaalisti ilmoitettava vähintään 30 päivää ennen niiden aiottua voimaantulopäivää, ja ne vaativat kirjallisen suostumuksen, mukaan lukien sähköisen suostumuksen. Uudistetun asiakirjan julkaiseminen ei itsessään muokkaa tehtyä asiakassopimusta. Toimittajan muutokset noudattavat 8 kohtaa; pakolliset lakisääteiset velvoitteet soveltuvat, kun laki sitä edellyttää.

Sopimattomuuden tapahtuessa osapuolet pyrkivät ajalliseen korjaamiseen. Käsittely, jota ei voida suorittaa lainmukaisesti, keskeytetään tai lopetetaan tavalla, joka suojaa tiedot, palautus ja poisto liitteen 14 mukaisesti. Pakolliset lakisääteiset velvoitteet ovat etusijalla ristiriitaisten ohjeiden tai ehtojen edellä.

17. Sovellettava laki, oikeuspaikka ja kieli

Tätä sopimusta säätelee Norjan laki. Pakollisten tuomiovaltaan liittyvien sääntöjen mukaisesti osapuolten väliset tämän sopimuksen johdosta syntyvät riidat käsitellään Oslon käräjäoikeudessa (Oslo tingrett). Tämä ei rajoita rekisteröityjen lakisääteisiä oikeussuojakeinoja, heidän oikeuttaan valittaa valvontaviranomaiselle tai toimivaltaisten viranomaisten valtuuksia.

Englanti on tämän sopimuksen ja kaikkien liitteiden määräävä sopimuskieli. Käännöksiä tarjotaan, jotta sopimus on saatavilla verkkosivuston kielillä. Jos käännös eroaa merkitykseltään, englanninkielinen versio on ratkaiseva. Kaikki täytetyt liitteet, kirjalliset muutokset ja sovittu versio on pidettävä englanninkielisenä.

Liite A · Käsittelytiedot

Tämä liite määrittelee standardikäsittelyalueen. Asiakaskohtainen tilaus ja liite D määrittelevät käytössä olevat ominaisuudet ja mahdolliset lisäoikeudelliset ohjeet. Valinnaiset ominaisuudet ja yhteydet eivät anna lupaa rajoittamattomaan tiedonluovutukseen.

Tarkoitus

Tarjoa yhdistettyä suunnittelua henkilöstölle, laitteille, projekteille ja koko portfoliolle, mukaan lukien tehtävät, saatavuus, pätevyydet, sovittu taloudellinen analyysi, viestintä ja tekoälyapu. Epäolennaista profilointia tai työntekijöiden suorituskyvyn seurantaa ei ole tämän sopimuksen mukaista lisätarkoitusta.

Rekisteröidyt henkilöt

Oma henkilöstö, palkattu henkilöstö ja alihankkijahenkilöstö; ylläpitäjät ja muut valtuutetut käyttäjät; sekä projekti-, toimittaja- ja asiakaskontaktit. Laitetieto sisältyy, kun se tunnistaa yksilön.

Luonne ja kesto

Kerääminen, tuonti, tallennus, näyttäminen, haku, päivitys, jakaminen, laskenta, valtuutettu luovutus, vienti ja poistaminen sovitun palvelun aikana, jota seuraa rajoitettu palautus ja poisto. Ulkoiset puhelut tapahtuvat valtuutettujen ominaisuuksien tai sovitun synkronoinnin kautta.

Tili- ja resurssitiedot

Nimet, työyhteystiedot, työntekijän referenssit, työnantaja/kuuluminen, osasto, rooli, ammatti, pätevyydet ja voimassaolopäivät, asiaankuuluvat asiakirjat, tilitunnisteet ja käyttöoikeudet. Valinnaiset ansioluettelo- ja vapaatekstikentät on rajoitettava välttämättömiin tietoihin.

Suunnittelutiedot

Oma suunnitelma: yksilötyö, työajat ja muutokset. Projektisuunnitelma: toiminnot, tiimit, virstanpylväät ja riippuvuudet. Resurssisuunnitelma: saatavuus, kapasiteetti, vaatimukset ja tehtävät eri projekteissa. Strateginen suunnitelma: portfolion kapasiteetti, oma/ulkopuolinen resurssien yhdistelmä, tarjoukset, skenaariot ja sovittu kustannusanalyysi. Tunnistettavat yhteenvedot pysyvät henkilötietoina.

Sijainti- ja taloustiedot

Projektin/raportointipaikat, työn tukiosoitteet tai postinumerot, johdetut koordinaatit, matkaetäisyysarviot ja valtuutetut kustannus-/hintatiedot. Tämä ei kuvaa jatkuvaa työntekijän GPS-seurantaa. Käytä vähemmän tarkkoja sijaintitietoja, kun ne riittävät.

Poissaolot ja ammattitunnisteet

Tarvittavat poissaololuokat ja -päivät sekä valtuutettu HMS-kortin numero/tila/voimassaoloaika. Sairausluokka voi paljastaa terveystietoja ja edellyttää artikla 9 -ehdon lisäksi artikla 6 -perustetta. Diagnoosit ja yksityiskohtaiset lääketieteelliset selitykset eivät kuulu standardin piiriin. Käyttörajoitukset ja oikeudellinen perusta on varmistettava ennen suunnitellun jakamisen hyödyntämistä.

Viestintä, tekoäly ja operatiiviset tiedot

Vastaanottajan tiedot, viesti/toimitusrekisterit, suunnitelmien jakolinkit, kehotteet, valittu suunnittelukonteksti, asiaankuuluva chat-historia, tallennetut asetukset, lähetetyt tiedostot, vastaukset ja ehdotetut muutokset; todennus, aktiviteetti, ilmoitus ja tarvittavat turvallisuus-/diagnostiikkarekisterit. Näitä tietoja ei automaattisesti anonymisoida eikä ne ole tämän tietosuoja-asetuksen ulkopuolella.

Säilytyskriteerit

Säilytä kukin luokka vain niin kauan kuin on tarpeen dokumentoidun tarkoituksen ja laillisten ohjeiden mukaisesti. Tarkista suunnittelu-/henkilöstötiedot, kun projekti tai sitoutuminen päättyy, ja pätevyyteen liittyen, kun se korvataan tai vanhenee. Määritä tarkastelu-/päättymispäivät kaikelle tarvittavalle historiatiedolle. Keskustelut, liitteet, viestit, lokit ja välimuistit tarvitsevat oman tarkoituksensa ja poistosäännöt. Valmiin aikataulun on sisällettävä toimittajan kopiot ja oikeudelliset pidätykset, rajoittuen tarvittavaan osajoukkoon.

Palvelun päättyminen

Asiakas valitsee palautuksen tai poistamisen 14. kohdan mukaisesti. RessursAgent kirjaa rajoitettujen varmuuskopioiden laajuuden, turvallisen toimitustavan ja viimeisen vanhentumisajan. Jääneet poisto-ohjeet otetaan käyttöön uudelleen palautuksen jälkeen. Määräaikaista säilytystä ei ole sallittu.

Liite B · Turvallisuus ja palautus

Seuraavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet kuuluvat RessursAgentin velvollisuuksiin 7. kohdan mukaisesti. Tukidokumentaatio, testausrekisterit ja turvallisuusarvioinnit säilytetään erikseen ja ne ovat saatavilla 13. kohdan mukaisesti. Sertifiointia, keskeytyksetöntä saatavuutta tai numeroituvaa palautustakuuta ei ole tarkoitettu.

Pääsy ja luottamuksellisuus

Organisaation jäsenyys, rooli- ja vastuuluvat, API-oikeudet ja tietokannan rivikohtaiset hallinnat erottavat asiakastiedot. RessursAgent rajoittaa pääsyn vain valtuutettuihin tehtäviin, tarkistaa erityisoikeudet ja poistaa pääsyn, kun sitä ei enää tarvita. Hallinnollinen pääsy käyttää monivaiheista tunnistautumista, jos se on mahdollista. Pääsyoikeuden haltijat noudattavat salassapitovelvoitteita. Asiakkaan ylläpitäjät määrittävät ja tarkistavat omien käyttäjiensä oikeudet.

Tietojen suojaaminen

Verkkosivusto ja sovellus käyttävät HTTPS:ää. Saapuvat tuotantoyhteydet PostgreSQL-tietokantaan vaativat SSL/TLS:n; suorat tietokantayhteydet tulee varmistaa palvelimen sertifikaatin ja isäntänimen avulla. RessursAgent suojaa pääsynvalvotussa asetuksessa olevat tunnistetiedot, rajoittaa tallennettuihin tietoihin pääsyä ja arvioi tallennuksen salauksen sekä avainten käsittelyn toimittajan turvallisuusjärjestelyjen puitteissa. Salaisuuksia ja tarpeettomia henkilötietoja ei sisällytetä diagnostiikkalokeihin.

Alueellinen infrastruktuuri

Sovelluksen toiminnot, pääasiallinen tietokanta sekä hallinnoitu tietokannan varmuuskopiointi ja palautus on konfiguroitu Frankfurtissa, Saksassa. Erilliset toimittajan toiminnot on kuvattu liitteessä C ja ne kuuluvat edelleen kohdan 9 soveltamisalaan.

Varmuuskopiointi ja palautus

Tietokanta käyttää päivittäin hallittuja fyysisiä varmuuskopioita, joiden säilytyshistoria on noin seitsemän päivää. Ajankohtainen palautus ei sisälly vakioasetuksiin. Tietokantavaraukset eivät sisällä erillisiä tiedostokohteita. Palautusmenettelyjen tulee kattaa sovellus, todennusasetukset, tarpeen mukaan erikseen tallennetut tiedostot, integraatiot sekä poistotoimintojen uudelleensoveltaminen. RessursAgentin tulee testata ja arvioida palautustoimia säännöllisesti ja palauttaa käytettävyys riskin mukaisessa ajassa; numeerinen RTO tai RPO koskee vain, jos siitä on erikseen sovittu.

Palautuksen varmennus

Palautuksessa käytetään ensin eristettyä ympäristöä, jossa on rajoitettu pääsy ja hallitut ulkoiset yhteydet. Datan eheys, asiakkaiden erottelu ja tarvittavat sovellusominaisuudet tarkastetaan ennen normaalin käytön palauttamista. Väliaikaiset palautuskopiot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Tietokannan palautusta testattiin erillisessä Frankfurtin projektissa 13. lokakuuta 2026; tämä ei ole testi kaikille palvelukomponenteille eikä takaa palautusaikaa.

Turvallinen kehitys ja muutosten hallinta

Muutoksissa tulee käyttää hallittua lähdehallintaa, tarkastuksia ja suhteellisia testejä ennen julkaisua. Testauksen tulee kattaa käyttöoikeusrajat ja asiaankuuluvat tietojen käsittelyreitit. Testauksessa tulisi suosia synteettisiä tietoja; asiakkaan tietojen tarvittaessa käytön tulee rajoittua documented-tarkoitukseen. Turvallisuushavaintojen riskit arvioidaan ja korjataan niiden riskin mukaisesti.

Lokit ja tapausten käsittely

Turvallisuus- ja toimintalokit rajoittuvat niiden ilmoitettuihin tarkoituksiin, on suojattu luvattomalta pääsyltä tai muuttamiselta ja ne noudattavat säilytyskriteerejä. RessursAgent ylläpitää tapausten arviointi-, rajoitus-, eskalointi- ja palautusmenettelyt. Asiakkaan tiedottaminen tapahtuu kohdan 12 mukaisesti ilman aiheetonta viivästystä.

Tietojen palautus ja poisto

Pyyntöjen tulee olla hyväksyttyjä ja kohdistettu oikealle asiakkaalle, mukaan lukien asiaankuuluvat liitteet, sovellusrekisterit ja toimittajakopiot. Vientiin tulee käyttää rakenteellista, yleisesti käytettyä muotoa ja todennettua tai salattua toimituskanavaa. Poistomenettelyt suojaavat liittymättömiä asiakkaita ja yhteisiä identiteettejä, kirjaavat rajoitetut jäännöskopiot ja tarjoavat kirjallisen valmistumismerkinnän kohdan 14 mukaisesti.

Tekoäly ja yhteydet

Vain valtuutetun tehtävän kannalta tarvittavaa dataa saa lähettää tekoälylle tai yhdistettyihin palveluihin. API/MCP-pääsyn tulee heijastaa asiakkaan oikeuksia ja hyväksyttyä yhteyssovelluksen laajuutta. Tilapäisten palveluntarjoajatiedostojen vanheneminen ja poistopyynnöt tulee tarkistaa ja epäonnistumiset käsitellä. Ehdotetut avustajamuutokset vaativat käyttäjän hyväksynnän ja sovelluksen validoinnin. Yksityiskohtaiset lääketieteelliset kuvaukset eivät kuulu tavanomaiseen suunnittelulaajuuteen.

Liite C · Toimittajat ja sijainnit

Seuraava rekisteri tunnistaa RessursAgentin alatiedon käsittelijät ja muut vastaanottajat standardipalvelulle. Valinnaiset palvelut koskevat vain silloin, kun ne sisältyvät sovittuun palveluun. RessursAgent pitää rekisterin sekä siihen liittyvät vastaanottaja-, maa-, säilytys- ja siirtotiedot ajantasaisina, toimittaa ne kohdassa 13 ja noudattaa kohtaa 8 alatiedon käsittelijöiden muutoksissa.

Frankfurtin rajoitus koskee infrastruktuuria, joka on määritelty kohdassa 9. Se ei koske jokaista alla listattua vastaanottajaa. Kansainväliset siirrot ja asiaankuuluva etäyhteys vaativat kohdassa 9 mainittuja suojatoimia. Toimittajalinkit tarjoavat lisätietoja; muutokset toimittajan verkkosivuilla eivät automaattisesti muuta asiakkaan sovittuja ehtoja.

Supabase · tietokanta ja tunnistautuminen

Supabase Pte. Ltd., Singapore, tarjoaa sovellustietokannan ja tunnistautumisalustan. Pääasiallinen tietokanta ja hallinnoidut varmuuskopiot sijaitsevat Frankfurtissa, Saksassa. Tuki, tilien hallinta ja operatiiviset palvelut voivat liittyä muihin maihin Supabase:n DPA:n ja alikäsittelijärekisterin mukaisesti. Sen vakiomuotoinen DPA sisältää EU:n vakiosopimuslausekkeet soveltuville siirroille. RessursAgentin tulee ylläpitää vastaanottajan/maan tietue ja arviointi, jota kohta 9 edellyttää. Tietokannan varmuuskopioiden säilytys on kuvattu liitteessä B; tilien ja toimittajien kopiot pysyvät kohdan 14 alaisina.

Vercel Inc. · hosting

Vercel Inc., Yhdysvallat, tarjoaa isännöintiä ja sovellusten suorittamista. Sovellustoiminnot on määritelty Frankfurtissa, Saksassa. Sisällön toimitus, toimintalokit, tuki ja jatkokäsittely voivat tapahtua Saksaa ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. Vercel:n tietojenkäsittelysopimus tarjoaa sopimukselliset siirron turvatoimet. RessursAgent ylläpitää asianmukaiset vastaanottaja-/maan ja säilytysrekisterit sekä 9. kohdan mukaisen arvioinnin; Frankfurt-ainoa sijainti tai kiinteä poistamisaika ei ole voimassa jokaisessa Vercel-palvelussa.

Anthropic · AI-avustaja

Anthropic Ireland, Limited tarjoaa Claude AI -apua tavanomaisin EEA:n kaupallisin ehdoin ja DPA:n mukaisesti. Se käsittelee valtuutettuja kehotteita, kontekstia, asiaankuuluvaa historiaa, toimitettuja asiakirjoja ja tuotoksia; käsittely ei rajoitu Frankfurtiin tai EEA:han. Sen DPA tarjoaa suojatoimia kansainväliselle käsittelylle, mukaan lukien sovellettavat standardisopimuslausekkeet. Tavallisia API-sisääntuloja/tuotoksia säilytetään yleensä enintään 30 päivää. Files API:n tallennus, mallikohtaiset turvallisuustoimenpiteet ja lain- tai väärinkäytönestoon liittyvät poikkeukset voivat poiketa; merkittyjen käyttöpolitiikkatapauksien osalta Anthropic julkaisee tietoja sisääntuloista/tuotok­sista enintään kaksi vuotta ja luokituspisteistä seitsemän vuotta. Nykyinen säilytyskäytäntö on linkitetty alla. Yleiskäyttöisen mallin kouluttaminen Asiakasmateriaalilla on kielletty. Erityistä nollasäilytysjärjestelyä ei ole sisällytetty; kohdissa 9, 10 ja 14 olevat lausekkeet pätevät.

Plus Five Five, Inc. (Resend) · sähköposti

Plus Five Five, Inc. (Resend), USA, käsittelee tuotteen ja todennuksen sähköposteja, mukaan lukien kutsut ja salasanan palautukset. Tietoihin kuuluu vastaanottajien osoitteet, sisältö/linkit ja toimitustapahtumat. Asiakastiedot säilytetään Yhdysvalloissa, vaikka sähköposti lähetettäisiin eurooppalaisesta alueesta. Sen tietojenkäsittelysopimus sisältää EU:n vakiosopimusehdot, mukaan lukien moduuli kolme alikäsittelyyn liittyen. Resend julkaisee 30 päivän sähköposti/lokitietojen säilytysajan sen vakiovarustuksille Free, Pro ja Scale -suunnitelmille, seitsemän päivän varmuuskopiot ja enintään 90 päivää jäljellä oleville asiakastiedoille Resend-tilin päätyttyä. Mahdollinen Enterprise-versio pitää kirjata soveltuvaan tiliin. Nämä toimittajan aikarajat eivät korvaa RessursAgentin asiakasohjeistuksen määräaikaa: RessursAgent pyytää soveltuvaa poistoa ja paljastaa rajoitetut jäljellä olevat kopiot kohdan 14 mukaisesti.

Strex Mobile Services AS · valinnainen SMS

Strex Mobile Services AS, Norjan organisaationumero 927 347 830, tarjoaa SMS-toimituksia allekirjoitetun palvelusopimuksen ja Connect DPA v1.3:n mukaisesti. Se käsittelee vastaanottajien puhelinnumeroita, SMS-sisältöä ja toimitustietoja RessursAgentin alikäsittelijänä, kun RessursAgent toimii liiketoiminta-asiakkaidensa puolesta. Strex poistaa tiedot 30 päivän kuluttua, kuten RessursAgentille on vahvistettu. Tämä toimittajan säilytysaika on erillinen kohdassa 14 mainitusta palautus/poistopäivästä. Sen toimittajaliitteessä on lueteltu Microsoft Azure Alankomaissa ja Irlannissa; ONLINECITY.IO Saksassa; INFOBIP EU/ETA-säilytyksellä; ja NRDB, Telenor Norge, Telia Norge, Lyse Tele ja Target365 Norjassa. Sinch Ruotsi on luettelossa ilman säilytystä, mikä ei sulje pois käsittelyä. Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle vaativat nimenomaisen kirjallisen suostumuksen toimittajan DPA:n mukaan. Kaikki laissa vaaditut säilytysajat ovat edelleen kohdan 14 alaisia.

Kartat, osoitehaut ja tunnistautumispalvelut

Google Maps, valinnainen Google-kirjautuminen ja Kartverket/Geonorge-osoitehaku toimivat eri tavoin ja paljastavat eri tietoja. Toiminnasta riippuen vastaanottaja voi toimia erillisenä rekisterinpitäjänä eikä RessursAgentin alikäsittelijänä. Kirjaa käyttöönotettu palvelu, siihen liittyvät tiedot ja sovellettavat ehdot/sijainnit. Julkinen osoitehaku voi silti sisältää henkilötietoja.

Asiakkaan valitsemat yhteydet

Henkilöstö-, palkka-, operatiiviset järjestelmät ja ulkoiset AI-asiakkaat, jotka käyttävät API:a/MCP:tä, on arvioitava sen mukaan, kuka vastaanottajan sitoo, mikä on sen rooli, oikeudet ja todellinen tietovirta. Integraatioluettelo ei ole valtuutuslista. Asiakkaan ohjaamat ulkoiset linkit vaativat saman tarpeellisuuden ja avoimuuden arvioinnin.

Epäaktiiviset palvelut

WorkOS ei ole aktiivinen ja se on jätetty pois nykyisen alikäsittelijän soveltamisalasta. Mahdollinen tuleva aktivointi vaatii arvioinnin ja asiakkaan ilmoituksen/luvan kohdissa 8 ja 9.

Liite D · Asiakkaan järjestelyt ja hyväksyntä

Alla oleva asiakaskohtainen tieto toimitetaan hyväksytyn palvelutilauksen, tilinhallintatietueen ja mahdollisten sovittujen kirjallisten ohjeiden perusteella. Sitä ei tarvitse toistaa erillisessä allekirjoitetussa aikataulussa. Liitteiden A–C vakiosäännökset pätevät, elleivät osapuolet kirjallisesti sovi laillisesta poikkeamasta.

Käsittelijä ja yhteyshenkilö

RessursAgent AS · organisaatiotunnus 935 854 067 · Gydas vei 22, 0363 Oslo, Norja · privacy@ressursagent.no. Tapahtuma/tietosuojaomistaja: Oskar Bragnes, toimitusjohtaja. Vara: Olav Bragnes, tietosuojapäällikkö.

Asiakas ja palvelutilaus

Ohjaaja on oikeushenkilö, joka on tunnistettu hyväksytyssä palvelusopimuksessa/tilauksessa. Sen rekisteröintitiedot, palveluaika ja valtuutettu edustaja ovat ne, jotka on kirjattu kyseiseen sopimukseen. Asiakkaan tulee pitää hallinnolliset, yksityisyydensuojaan liittyvät ja tapahtumakontaktinsa ajan tasalla. Kunnes erillistä tapahtumakontaktia on nimetty, ilmoitukset lähetetään hyväksytylle asiakaskontaktille, joka on kirjattu palvelua varten.

Laajuus ja ohjeet

Laajuus kattaa tilauksen ja hyväksytyn tilauksen ominaisuudet, joita täydentävät valtuutetut asetukset ja kirjalliset ohjeet kohdan 4 mukaisesti. Valinnainen tekoäly, SMS- ja asiakasyhteydet koskevat vain, kun ne on valtuutettu. Asiakkaan tulee dokumentoida säilytyskriteerinsä, sallittujen poissaolokategorioiden ja yleisöjen määrittelyt, kohdan 6 peruste ja mahdolliset kohdan 9 ehdot. Yksityiskohtaiset lääketieteelliset kertomukset on jätetty pois standardipalvelun laajuudesta.

Säilytys ja palautus/poisto

Kohta 14 antaa vakiopäivämäärän: 30 kalenteripäivää sen jälkeen, kun ohjeet ja tarvittava laajuus on selkiytetty, ilman tarpeetonta viivytystä. Kategoriakohtaiset aikataulut ja lailliset poikkeamat kirjataan asiakkaan ohjeisiin. RessursAgent kirjaa jäljellä olevat rajoitetut varmuuskopiot ja toimittajakopiot, ilmoittaa niiden lopullisen vanhentumisen tai laillisen säilytyskriteerin ja vahvistaa valmiin tilan kirjallisesti.

Palautus ja tapahtumat

Liitteessä B mainitut toimenpiteet ja kohta 12:n mukainen ilmoitus ilman tarpeetonta viivytystä pätevät. Lisätty numeerinen palautusaika- tai tietojenmenettötakuu, kiinteä tapahtumavasteen SLA tai pidempi alikäsittelijän vaihdon ilmoitusaika pätee vain, jos se on nimenomaisesti sisällytetty hyväksyttyyn palvelutilaukseen.

Alikäsittelijän valtuutus

Hyväksyntä valtuuttaa liitteen C alikäsittelijät sovittuun palveluun ja yleisen valtuutusmenettelyn mukaan kohdassa 8. RessursAgent pysyy vastuussa toimittajasopimusten ylläpidosta, siirtoarvioinneista ja turvallisuusnäytöistä. Valinnaiset vastaanottajat eivät saa rajoituksetonta lupaa käsitellä tietoja.

Hyväksyntä ja voimaantulopäivä

Versio 1.0, julkaistu 14. lokakuuta 2026, tulee voimaan asiakkaalle päivänä, jolloin se sisällytetään hyväksyttyyn palvelusopimukseen/tilaukseen tai erikseen hyvännetään kirjallisesti, mukaan lukien sähköisesti, molempien osapuolten valtuutettujen edustajien toimesta. Tilaus/hyväksyntämerkintä tunnistaa sovitun version ja päivämäärän. Säilytä tuo merkintä ja kopio hyväksytystä sopimuksesta. Nykyisiä asiakassopimuksia ei korvata pelkästään tämän version julkaisemisella.

Dokumentin versio

Versio 1.0 · 14. lokakuuta 2026

Julkaistu vakiomuotoinen sopimus, joka kattaa käsittelyohjeet, turvallisuuden, toimittajat, säilytyksen, avun ja asiakkaan hyväksynnän. Hyväksytty palvelutilaus määrittelee kunkin asiakkaan sovellettavan version; myöhempi julkaisu ei automaattisesti muuta kyseistä sopimusta.